Результат экспертизы зависит от эксперта и от самого проекта, и обещать его нельзя. Задача подготовки сметной документации другая: убрать до подачи те замечания, которые можно предсказать. Для объекта в Ставрополе или в любом другом городе Ставропольского края сметчик проходит документы так, как их будет читать эксперт. Он проверяет логику расчёта, обоснование расценок и цен, соответствие смет проекту и полноту комплекта. Всё, что вызывает вопрос, исправляется заранее. Такая проверка перед подачей сберегает время обеих сторон, потому что вопросы снимаются до того, как документы попали к эксперту. Сметчик ищет типичные причины возврата: неполное обоснование, несоответствие проекту, ошибки в начислениях. Заказчик заранее знает, какие места в комплекте слабые, и может их усилить.
Когда замечания всё же поступают, готовятся ответы. По каждому замечанию сметчик либо вносит исправление в расчёт, либо даёт обоснование со ссылкой на норму. Ответ составляется так, чтобы эксперт мог проверить его без дополнительных запросов. Если нужно, сметные файлы и сопутствующие документы готовятся в формате XML по актуальной схеме, чтобы пакет принимался системой подачи без технических отказов. Ответы готовятся письменно и по каждому замечанию отдельно. В них приводится ссылка на норму либо на лист проекта, из которых видно, почему принято именно такое решение. Если замечание справедливо, расчёт исправляется, а изменение отражается в смете и в сопровождающих документах, чтобы эксперт увидел итог сразу.
Работа с замечаниями ведётся через реестр. В нём отмечается, что получено, что исправлено, что снято после пояснений и какие вопросы требуют решения проектировщика. Реестр показывает заказчику текущее состояние экспертизы и не даёт потеряться ни одному замечанию, особенно когда их приходит много и в несколько этапов. Реестр особенно полезен тем, что делает работу прозрачной. Заказчик в любой момент видит, на каком этапе находится каждое замечание, а проектировщик получает список вопросов, адресованных ему лично. Реестр не позволяет забыть мелкое замечание, которое потом вернётся при повторной подаче и задержит рассмотрение.
Любое исправление в смете должно соответствовать проекту. Поэтому изменения синхронизируются с проектными решениями и ведомостями объёмов. После корректировки документы не расходятся между собой, и повторного замечания по тому же поводу не возникает. Заказчик из Ставрополя передаёт сметчику проект, сметы и полученные замечания, а на выходе получает согласованный комплект, готовый к подаче или повторной подаче. Сметчик следит, чтобы после правки сметы не возникло нового противоречия с чертежами или ведомостью. Если объём изменился, он меняется везде: в смете, в ведомости и в пояснительной записке. Заказчик получает комплект, в котором документы согласованы между собой и подтверждают друг друга. Заказчик из Ставрополя передаёт проект, сметы и полученные замечания, а получает комплект, готовый к подаче. Ответственность за содержание ответов остаётся за сметчиком, который их подготовил.